Elektronisch factureren staat de laatste tijd hevig in de belangstelling. Het lijkt sterk op de opkomst van het thuiswinkelen, enige tijd geleden: er is veel aandacht voor het onderwerp, het aantal aanbieders groeit snel en toch is de adoptiegraad relatief laag.

Met de Checklist E-Factureren kunnen organisaties gemakkelijk zelf beoordelen hoe ze ten opzichte van elektronisch factureren staan. Op de website www.checklistefactureren.nl kan de bezoeker zelf een selectie maken uit veertien beschikbare onderwerpen zoals:

1. E-factureren, de basis: “Hoe kijkt de belastingdienst tegen e-factureren aan”

2. Inhoud: duidelijk en begrijpelijk: “Begrijpt de klant onze factuur eigenlijk wel?”

3. Archiveren: “Hoe voorkom ik digitale dementie?”

4. Controleerbaarheid waarborgen: “Hoe voldoe ik aan de controle-voorwaarden?”

5. Adoptie: “Hoe gaan (zoveel mogelijk van) mijn klanten akkoord?”

6. Acquisitiefraude: “Voorkom dat u onterecht facturen betaald!”

Daarnaast is op de website een aantal selecties voorgeprogrammeerd, gebaseerd op doelgroep (ZZP-er, MKB-er, uitbesteden van e-factureren) en op thema (verzenden, ontvangen, gestructureerd gegevens uitwisselen, fiscale controleprocessen) .

Snelle beoordeling
Per onderwerp kan de organisatie beoordelen of ze aan de criteria voldoet of niet. Zo wordt meteen duidelijk waaraan men nog aandacht kan of moet besteden. Met de scores per onderwerp kan men vervolgens aan de slag om de facturatie fiscaal en communicatief aan te passen. Op deze manier kan een organisatie in korte tijd beoordelen in hoeverre ze klaar is voor elektronisch factureren.

De komende periode worden nog meer onderwerpen aan de Checklist E-factureren toegevoegd, zoals betalen, betaald krijgen en ook ‘implementatie’.

Stichting Waarborg E-factureren
De Checklist E-factureren is een initiatief van de Stichting Waarborg E-factureren. De Stichting heeft als doel om de duurzame adoptie van e-factureren in Nederland te vergroten. Daarvoor zet ze naast deze checklist ook het Keurmerk E-factureren en –binnenkort- het Certificaat E-factureren in.

www.checklistefactureren.nl

E-factureren en geautomatiseerde factuurverwerking staan al een aantal jaar stevig in de belangstelling. De Factuurmonitor is daarmee het enige echt onafhankelijke overzicht van e-factureren en geautomatiseerde factuurverwerking in Nederland en biedt daarnaast meerjarige statistieken.

Het is een essentieel document voor iedere organisatie die zich hiermee bezighoudt of hierin is geïnteresseerd.
.
Download hier de FACTUURMONITOR 2010

De Factuurmonitor 2010 biedt een helder, breed, diepgaand en tegelijkertijd compact overzicht. Helder, vanwege de grafieken die zijn voorzien van korte toelichtingen en steekhoudende kernpunten. Breed, vanwege de vele factoren van e-factureren en geautomatiseerde factuurverwerking die aan de orde komen zonder dat het onoverzichtelijk wordt. Diepgaand, dankzij een logische rangschikking van de belangrijkste facetten die in Nederland en Europa een rol spelen. En tot slot: compact. De Factuurmonitor bevat de essentie die op dit moment van belang is.

In de eerste editie van de Factuurmonitor, uit 2008, stond de eindgebruiker centraal. In de Factuurmonitor 2009 kwamen de leveranciers van elektronische factureren en geautomatiseerde factuurverwerking aan bod. Nu, in de Factuurmonitor 2010, is weer het woord aan de eindgebruiker en maken we duidelijk welke verschillen er zijn ten opzichte van 2008.

Hierdoor is het mogelijk om het effect te meten van de activiteiten en instrumenten die sinds 2008 zijn toegepast. Daarbij biedt het aanknopingspunten voor aanbevelingen om het gebruik en de adoptie te verbeteren.

Download hier de FACTUURMONITOR 2010

Een uitgebreide versie van de Factuurmonitor 2010 met meer onderwerpen en diepere analyses verschijnt in de tweede helft van 2010.

Dit heeft consequenties, temeer er een groot belang ligt bij het archiveren van elektronische factuurinformatie. Hoe u uw factureringsproces ook inzet: uitbesteed aan een Billing Service Provider of aan de hand van  een softwarepakket, uw organisatie blijft eindverantwoordelijk.

In deze publicatie doorloopt u de cirkel de via beheersen, toepassen en controleren weer bij beheersen uitkomt.

Meer informatie vindt u hier

Ontstaansgeschiedenis

De basis van de checklist wordt gevormd door de e-invoicing compliance guidelines. Deze zijn tot stand gekomen aan de hand van ‘Bedrijfs Proces Analyse E-factureren’ afkomstig van de Nederlandse Belastingdienst. De ‘Bedrijfs Proces Analyse E-factureren’ wordt gebruikt om te toetsen of organisaties, producten en diensten voldoen aan de fiscale voorwaarden voor e-factureren.

De ‘E-invoicing Compliance Guidelines’ bestaan uit een matrix en een begeleidend document met toelichtingen. Ze blinken echter beide niet uit in eenvoud en gebruiksgemak. Dat voorkomt veelvuldig gebruik van deze richtlijnen door accountants, administrateurs, softwarepakketten en ondernemingen. En dat belemmert het vertrouwen in de toepassing van e-factureren.

Doorontwikkelen

Inmiddels hebben Factuurwijzer en Platform ELFA drie initiatieven genomen om de ‘E-invoicing Compliance Guidelines’ praktisch inzetbaar te maken:

1. Het herschrijven van de ‘E-invoicing Compliance Guidelines’ naar een helder toetsingskader: 3 modellen en 14 processen.
2. Het ontwikkelen van een breed gedragen checklist e-factureren, een keurmerk e-factureren en een certificaat e-factureren (meer weten? neem contact op) ondergebracht bij de Stichting Waarborg E-factureren.
3. Het interactief en online beschikbaar stellen van de ‘E-invoicing Compliance Guidelines’, inclusief stappenplan.

.
.

Interactieve checklist: korte handleiding

Hieronder leggen we uit hoe u de interactieve checklist kunt gebruiken.

NOTA BENE: ondanks minimale inhoudelijke wijzigingen in de teksten in de database, zou uw organisatie nog steeds rechten moeten kunnen ontlenen aan de uitkomsten richting de Belastingdienst (niet aan ons, want wij zijn de Belastingdienst niet..)
.

Stap 0: Ga naar de online database
Klik op de afbeelding hiernaast of klik op: https://einvoicing.dabbledb.com/page/cenissse-invoicingcomplianceguidelines/QdAClXSx#

Stap 1: Process step
Selecteer bovenin welke processtappen bij uw organisatie, product of dienst van toepassing zijn. Neem voor elk proces de onderstaande stappen door.

Stap 2: Applies to
Bent u een leverancier of verkoper of verzendt u facturen? Klik dan op ‘supplier’. Bent u een klant of een ontvanger van inkoopfacturen? Klik dan op ‘buyer’. Maakt u uw beroep of bedrijf van e-factureren, klik dan ‘supplier’ aan. Voor geautomatiseerde factuurverwerking klikt u ‘buyer’ aan. Indien van toepassing kunt ook ‘supplier and buyer’ aanklikken.

Stap 3a: Controlled Data Exchange
Vink ‘yes’ aan als u bij e-factureren of geautomatiseerde factuurverwerking aan enige vorm van EDI doet of vergelijkbare vormen van gestructureerde gegevensuitwisseling.

Stap 3b: Data Level Control
Vink ‘yes’ aan als aan de facturen zelf waarborgen worden toegevoegd, zoals een elektronische handtekening.

Stap 3c: Outsourced Safekeeping
Vink ‘yes’ aan als de waarborgen voor e-factureren en/of geautomatiseerde factuurverwerking worden verzorgd door een derde partij.

Geen van de drie stappen met ‘yes’ aangevinkt?
Dan bent u waarschijnlijk een zodanig klein bedrijf of hebt een zodanig simpel proces inzake e-factureren, dat de waarborgen ook mogen voortvloeien uit de juistheid en volledigheid van uw administraties (verkoop/inkoop/betaling). Dit heet dan ‘business controls’.

Stap 4: What if intermediated
Vink aan wat van toepassing is:

1. ‘Not applicable’ als u voor e-factureren of geautomatiseerde factuurverwerking geen intermediair hebt ingeschakeld.
2. ‘Optional’ als u wilt zien welke aspecten optioneel van aanvullende toepassing zijn als een intermediair wordt ingeschakeld.
3. ‘Required’ als u wilt zien welke aspecten verplicht van aanvullende toepassing zijn als een intermediair wordt ingeschakeld

.
Stap 5: What in case of self billing?
Vul ‘yes’ in als sprake is van self-billing.

Stap 6: Uitprinten en doornemen Heeft u de stappen ingevuld? Print de resultaten uit (of kopieer ze) en ga er mee aan de slag.

Vragen?

De checklist is afkomstig van de Belastingdienst. Dus, voor vragen belt u met: 0800-0543. Veel succes!