Interactieve checklist: e-factureren en fiscale voorwaarden

Met onze interactieve checklist weet u waar uw organisatie, product of dienst aan moet voldoen.

Ontstaansgeschiedenis

De basis van de checklist wordt gevormd door de e-invoicing compliance guidelines. Deze zijn tot stand gekomen aan de hand van ‘Bedrijfs Proces Analyse E-factureren’ afkomstig van de Nederlandse Belastingdienst. De ‘Bedrijfs Proces Analyse E-factureren’ wordt gebruikt om te toetsen of organisaties, producten en diensten voldoen aan de fiscale voorwaarden voor e-factureren.

De ‘E-invoicing Compliance Guidelines’ bestaan uit een matrix en een begeleidend document met toelichtingen. Ze blinken echter beide niet uit in eenvoud en gebruiksgemak. Dat voorkomt veelvuldig gebruik van deze richtlijnen door accountants, administrateurs, softwarepakketten en ondernemingen. En dat belemmert het vertrouwen in de toepassing van e-factureren.

Doorontwikkelen

Inmiddels hebben Factuurwijzer en Platform ELFA drie initiatieven genomen om de ‘E-invoicing Compliance Guidelines’ praktisch inzetbaar te maken:

1. Het herschrijven van de ‘E-invoicing Compliance Guidelines’ naar een helder toetsingskader: 3 modellen en 14 processen.
2. Het ontwikkelen van een breed gedragen checklist e-factureren, een keurmerk e-factureren en een certificaat e-factureren (meer weten? neem contact op) ondergebracht bij de Stichting Waarborg E-factureren.
3. Het interactief en online beschikbaar stellen van de ‘E-invoicing Compliance Guidelines’, inclusief stappenplan.

.
.

Interactieve checklist: korte handleiding

Hieronder leggen we uit hoe u de interactieve checklist kunt gebruiken.

NOTA BENE: ondanks minimale inhoudelijke wijzigingen in de teksten in de database, zou uw organisatie nog steeds rechten moeten kunnen ontlenen aan de uitkomsten richting de Belastingdienst (niet aan ons, want wij zijn de Belastingdienst niet..)
.

Stap 0: Ga naar de online database
Klik op de afbeelding hiernaast of klik op: https://einvoicing.dabbledb.com/page/cenissse-invoicingcomplianceguidelines/QdAClXSx#

Stap 1: Process step
Selecteer bovenin welke processtappen bij uw organisatie, product of dienst van toepassing zijn. Neem voor elk proces de onderstaande stappen door.

Stap 2: Applies to
Bent u een leverancier of verkoper of verzendt u facturen? Klik dan op ‘supplier’. Bent u een klant of een ontvanger van inkoopfacturen? Klik dan op ‘buyer’. Maakt u uw beroep of bedrijf van e-factureren, klik dan ‘supplier’ aan. Voor geautomatiseerde factuurverwerking klikt u ‘buyer’ aan. Indien van toepassing kunt ook ‘supplier and buyer’ aanklikken.

Stap 3a: Controlled Data Exchange
Vink ‘yes’ aan als u bij e-factureren of geautomatiseerde factuurverwerking aan enige vorm van EDI doet of vergelijkbare vormen van gestructureerde gegevensuitwisseling.

Stap 3b: Data Level Control
Vink ‘yes’ aan als aan de facturen zelf waarborgen worden toegevoegd, zoals een elektronische handtekening.

Stap 3c: Outsourced Safekeeping
Vink ‘yes’ aan als de waarborgen voor e-factureren en/of geautomatiseerde factuurverwerking worden verzorgd door een derde partij.

Geen van de drie stappen met ‘yes’ aangevinkt?
Dan bent u waarschijnlijk een zodanig klein bedrijf of hebt een zodanig simpel proces inzake e-factureren, dat de waarborgen ook mogen voortvloeien uit de juistheid en volledigheid van uw administraties (verkoop/inkoop/betaling). Dit heet dan ‘business controls’.

Stap 4: What if intermediated
Vink aan wat van toepassing is:

1. ‘Not applicable’ als u voor e-factureren of geautomatiseerde factuurverwerking geen intermediair hebt ingeschakeld.
2. ‘Optional’ als u wilt zien welke aspecten optioneel van aanvullende toepassing zijn als een intermediair wordt ingeschakeld.
3. ‘Required’ als u wilt zien welke aspecten verplicht van aanvullende toepassing zijn als een intermediair wordt ingeschakeld

.
Stap 5: What in case of self billing?
Vul ‘yes’ in als sprake is van self-billing.

Stap 6: Uitprinten en doornemen Heeft u de stappen ingevuld? Print de resultaten uit (of kopieer ze) en ga er mee aan de slag.

Vragen?

De checklist is afkomstig van de Belastingdienst. Dus, voor vragen belt u met: 0800-0543. Veel succes!